Datos de Formspace y opciones de impresión
La pestaña Datos e impresión le permitirá definir sus campos de datos y también agregar un documento de Word como una opción de impresión para este formulario. Al usar una combinación de correspondencia dentro de Microsoft Word, puede imprimir los datos del formulario en cualquier formato que desee.
Campos de información
La interfaz mostrará un campo en blanco para cada pregunta en su formulario. De manera predeterminada, todos los volcados de Excel usarán el título de la pregunta como encabezado de columna. Aquí no puede escribir los encabezados de las columnas o los nombres de los campos deseados. Estos nombres de campo también se utilizarán al realizar una combinación de correspondencia con Word. Haga clic en Guardar después de realizar cualquier cambio.
Unificación de correo
La pantalla le permitirá generar un archivo de encabezado para la combinación de correspondencia. Simplemente haga clic en Descargar archivo de encabezado para guardar un archivo de texto con los campos especificados que necesitará. Luego, este archivo se puede importar a Word usando las herramientas de combinación de correspondencia. Asegúrese de colocar estos campos en el documento de Word donde lo desee. No es necesario que utilice todos los campos.
Una vez creado y completado con los campos apropiados, cargue su documento de Word utilizando la opción Cargar plantilla de documento . Puede cargar varios documentos según sea necesario. Cada uno aparecerá como una opción separada en la pestaña Informes . Utilice las flechas azules para reordenar los documentos como desee. La X roja eliminará los documentos no deseados de la lista.
Para exportar datos de formularios enviados/completados a su documento de combinación de correspondencia cargado, vaya a la pestaña Informes .
Ver un VÍDEO sobre cómo usar Combinar correspondencia en Formspace
Aquí hay un resumen de los pasos involucrados en el proceso de combinación de correspondencia:
- Crear formulario (preguntas y flujo de trabajo) > Publicar
- Ficha Datos e impresión > Campos de datos
- Estos son encabezados en una hoja de cálculo.
- Escriba campos sin espacios ni signos de puntuación.
- Ahorrar.
- Ficha Datos e impresión > Combinar correspondencia
- Descargue el archivo de encabezado y guárdelo en el escritorio o en la unidad.
- Crear documento de Word
- Pestaña Correos > Seleccionar destinatarios > Usar lista existente > cargar el archivo de texto descargado de Formspace (puede diferir si se usan varias versiones de MS Word).
- Inserte campos en el documento de Word donde aparecerá el texto del formulario.
- Guarde el documento de Word y cierre.
- Ficha Datos e impresión > Combinar correspondencia
- Cargar plantilla de documento .
- Titula la plantilla y sé específico.
- Ahorrar.
- Unificación de correo
- Una vez que se hayan enviado los datos en un formulario en Formspace , vaya a la pestaña Informes .
- Análisis de formularios > Seleccionar formulario.
- Ajuste las fechas para incluir el primer día en que se enviaron los formularios que desea incluir en la combinación de correspondencia y el último día más uno para los formularios enviados que desea combinar. (Ver video arriba).
- Agregue filtros adicionales si es necesario.
- Opción de impresión > Seleccionar plantilla de documento de combinación de correspondencia.
- Se abrirá el documento de Word.
Pestaña Configuración del espacio de formulario
Fusionar formularios : fusionará todas las preguntas publicadas actualmente en formularios existentes. Esto puede agregar preguntas adicionales, cambiar preguntas existentes o eliminar preguntas activas. Eliminar o cambiar preguntas activas puede provocar la pérdida de datos.
Importación de preguntas : permite a los creadores de formularios importar preguntas de formularios preexistentes, incluidos documentos completos.
Borrar respuestas de documentos : borra todos los datos del formulario de todos los documentos activos. ¡ Esto no se puede deshacer !
Puntos de guardado : proporciona una instantánea de las versiones del formulario a medida que se crean y publican. Utilice esta lista para restaurar versiones anteriores de un documento.
Firmas electrónicas : requiere que el solicitante y cada aprobador en el flujo de trabajo firmen electrónicamente el formulario. Los destinatarios del formulario no tendrán que firmar el formulario electrónicamente. Esta configuración es una configuración de «todo o nada» por formulario. No existe la capacidad de elegir quién firmará y quién no firmará el formulario específico.
Permitir recuperar después de completar : permite que un remitente del formulario recupere el formulario después de que el formulario haya completado el proceso de flujo de trabajo para agregar información adicional al formulario. Un ejemplo sería un formulario de disciplina presentado por un maestro sobre un estudiante. El formulario se puede recuperar después de la primera ofensa para que el maestro pueda agregar una segunda ofensa al formulario. Y luego se puede recuperar el mismo formulario después de la segunda ofensa para agregar una tercera ofensa al formulario. De esa manera, los administradores pueden ver la lista acumulativa de todas las infracciones y acciones disciplinarias asignadas a un estudiante específico en un formulario.
Usuarios adicionales de administración e informes : permite a los creadores de formularios agregar usuarios que pueden analizar los datos del formulario y/o editar las preguntas del formulario, los flujos de trabajo, etc.
