Aprobación y recepción de formularios según el flujo de trabajo de formularios
En un formulario, la persona seleccionada como destinatario y/o alguien establecido en el proceso de aprobación tendrá acceso a la pestaña Revisar .
Los usuarios pueden acceder a los formularios usando la selección desplegable para encontrar formularios:
- Pendiente de revisión – pendiente de su aprobación
- Revisado : ya han recibido su aprobación
- Recibido : el formulario designa a esta persona como destinatario final después de que se completa un flujo de trabajo
Nota: Los formularios aparecerán en orden por ID# en las tablas de la base de datos. No aparecen por fecha de creación, envío o finalización. Por favor, vea la captura de pantalla a continuación. Si bien cada plantilla de formulario tiene un ID único, también lo tiene cada formulario creado a partir de esa plantilla. Un usuario puede crear un formulario y decidir enviarlo para su aprobación en una fecha posterior. Esta es la razón por la que algunos formularios pueden parecer «fuera de servicio» debido a la fecha de creación del formulario y al etiquetado automático de ID# que ocurre en la base de datos.
Ejemplo de archivo .csv de tabla de base de datos con ID de formulario:
Para aprobar o rechazar un formulario que está pendiente de revisión
- Seleccione el formulario de la lista para revisar
- Revisa la información en el formulario
- Seleccione de las opciones en la barra de herramientas superior
Guardar el borrador para más tarde le permite agregar información a las secciones que tiene asignadas y luego volver al formulario para aprobarlo o rechazarlo más tarde.
La impresión del formulario producirá un archivo PDF.
Aprobar o Denegar le da la opción de ingresar un comentario que se incluirá con el flujo de trabajo del formulario a la derecha para que lo vean todos los miembros del flujo de trabajo. El remitente del formulario también será informado por correo electrónico.
El correo electrónico le permite enviar el formulario a otro usuario en la base de datos de Eduphoria.
El corrector ortográfico buscará palabras mal escritas.
Pasos de flujo libre
Si el flujo de trabajo incluye un paso de flujo libre y usted es el iniciador de este paso, verá otras opciones en su barra de herramientas.
En este caso, tiene la opción de
- Enviar a usuario , que le permitirá buscar otro usuario en la base de datos de Eduphoria para enviar el formulario al siguiente. Cuando envía el formulario, lo aprueba y luego elige quién debe recibir el formulario a continuación, según la naturaleza del formulario.
- Continuar flujo de trabajo le permite aprobar el formulario y volver a colocarlo en el flujo de trabajo estructurado. El sistema enviará el formulario al siguiente aprobador designado en el flujo de trabajo o completará el flujo de trabajo si el paso Freeflow es el último paso en el flujo de trabajo.
Formularios recibidos
Si está designado como Destinatario de un formulario, el formulario aparecerá en sus Formularios recibidos una vez que se haya completado el flujo de trabajo.
Al ver los formularios aprobados y recibidos, puede buscar formularios particulares. Puede buscar por intervalo de fechas de envío del formulario, ID de solicitud, título de la plantilla, título del flujo de trabajo y nombre del solicitante.
