Los formularios de los estudiantes deben archivarse cuando no sea necesario actualizar o cambiar nada en ese formulario. Algunas cosas a considerar antes de archivar los formularios de los estudiantes son:
- Una vez que un formulario se archiva de forma individual o colectiva, ya no estará visible en la pestaña Formularios de perfil de estudiante . El formulario permanecerá en la pestaña Formularios vinculado al año escolar en el que se creó. Se debe seleccionar el año en que se creó el formulario para poder verlo.
- Una vez que se archiva un formulario, la opción de impresión masiva ya no está disponible para ese formulario.
No es necesario archivar los formularios de los estudiantes al final de cada año escolar. Los formularios de estudiantes activos permanecen visibles y editables en la pestaña Formularios del perfil del estudiante indefinidamente. Los formularios archivados son esencialmente un PDF que no se puede cambiar.
A continuación se muestra una captura de pantalla de los formularios activos. Observe que todos los iconos de la izquierda tienen el mismo tamaño más grande. Esta captura de pantalla muestra formularios que tienen varios años, pero debido a que están activos, aún se muestran en la pestaña Formularios como actuales y aún se pueden actualizar.
Una vez que se archiva un formulario, se puede encontrar seleccionando el año escolar en el menú desplegable en la parte superior derecha. Observe en la captura de pantalla a continuación que el ícono también se cambia a un ícono más pequeño y muestra la fecha en que se archivó el formulario.
Los formularios se pueden archivar de dos maneras. Primero, cada formulario que se ha asignado a un estudiante se puede archivar individualmente haciendo clic en el botón Archivar en el formulario. Para completar el archivo, se le pedirá que confirme esta acción haciendo clic en Aceptar . Nota: Un formulario archivado no se puede desarchivar ni volver a activar.
La segunda forma de archivar formularios es archivar en masa todos los formularios actualmente activos a la vez. El archivo masivo se realiza por formulario en la gestión de formularios. En la pestaña Formularios, elija el formulario que desea archivar y luego haga clic en la pestaña Avanzado. Haga clic en Archivar formularios activos efectivos hoy y luego verifique que eso es lo que desea haciendo clic en Aceptar . Observe la advertencia: esta opción es segura y no perderá ningún dato, pero los formularios archivados no se pueden desarchivar ni volver a activar.
