El flujo de trabajo se define como lo que le ocurre al formulario después de que un solicitante lo completa. Usando pasos, cada formulario se puede asignar a roles particulares en el distrito para su aprobación, notificación o flujo libre para redirigir un formulario a otra persona.
Antes de que un formulario pueda volverse Activo ,
- al menos un flujo de trabajo debe estar asignado al formulario.
- Un flujo de trabajo puede ser tan simple como designar un destinatario que recibirá todos los datos del formulario, o puede ser tan complejo como involucrar múltiples pasos de aprobación, notificación y flujo libre. Dado que se pueden asignar múltiples flujos de trabajo al mismo formulario, los creadores de formularios del distrito y la escuela pueden colaborar para crear un formulario que satisfaga diversas necesidades.
- el flujo de trabajo DEBE tener un destinatario designado en la pestaña General para el flujo de trabajo o al menos un paso de aprobación en la pestaña Flujo de trabajo.
Definir quién puede acceder al formulario:
- Seleccione el formulario para editar
- Haga clic en la pestaña Flujo de trabajo
- Haga doble clic en el flujo de trabajo asignado a la pestaña. Esto abre una ventana con dos pestañas: General y Flujo de trabajo.
- Haga clic en la pestaña General
- Seleccione los campus y/o departamentos que accederán al formulario
Añadir un destinatario a un formulario:
- Haga clic en el botón Agregar grupo o Agregar miembro del personal en la esquina inferior derecha de la página.
- Busque el grupo o la persona que desea que reciba el formulario una vez que se complete el flujo de trabajo.
- Haga clic en Seleccionar usuario o Seleccionar grupo para agregar.
NOTA : el destinatario de un formulario puede ejecutar informes en el formulario una vez que se completa el flujo de trabajo.
Agregar un paso de flujo de trabajo
- Haga clic en la pestaña Flujo de trabajo
- Haga clic en Agregar paso de flujo de trabajo y seleccione la opción de paso de la lista a continuación:
| Paso de aprobación | – designar personas, grupos de sistemas (niveles de grado y áreas de contenido según los perfiles de usuario) o grupos personalizados y la capacidad de Limitar al campus o Requerir que todos los aprobadores aprueben el paso |
| Paso de notificación | – designar personas, grupos de sistemas (niveles de grado y áreas de contenido según los perfiles de usuario) o grupos personalizados y la capacidad de Limitar al campus o Requerir que se notifique a todos los aprobadores |
| Paso de flujo libre | – cadena no restringida de aprobadores hasta que la última persona en el paso de flujo libre vuelva a colocar el documento en el flujo de trabajo haciendo clic en el botón Continuar flujo de trabajo en su barra de herramientas |
Opción: Límite a la escuela
Al seleccionar un grupo en un paso del flujo de trabajo, la opción «Limitar a la escuela» seguirá el rastro del campus del solicitante para evitar que el formulario vaya a otros miembros de un grupo que puedan estar en otros campus.
Por ejemplo, puede crear un formulario para la Aprobación de excursiones que todos los maestros envían en sus campus y necesitan la aprobación del director. Si marca la opción «Limitar a la escuela» en el flujo de trabajo, el formulario se enrutará solo al director del campus del solicitante. Si no marca esta opción, el formulario se enviará a todos los directores para su aprobación.
Reordenar pasos del flujo de trabajo
Puede usar las flechas azules en la barra de menú para mover el orden de los pasos del flujo de trabajo.
Utilice el botón Eliminar paso de flujo de trabajo para eliminar un paso de su flujo de trabajo.
Verificar flujo de trabajo
Este es un paso crucial en la prueba del flujo de trabajo para verificar qué usuarios se ven afectados por el campus en cada paso. Haga clic en este botón para obtener una vista de panel que demuestre quién recibirá notificaciones y aprobaciones a través del proceso de flujo de trabajo. Modifique sus flujos de trabajo y grupos según los pasos problemáticos que pueden aparecer en su verificación.
Reproceso de flujo de trabajo
El botón Reprocesar solo se debe usar para documentos en los que se haya cambiado un flujo de trabajo existente, se haya eliminado un paso de aprobación o flujo libre, o se haya cambiado un grupo de aprobadores.
- Al presionar el botón Reprocesar , el sistema revisará todos los documentos que se han iniciado y no se han completado (o aún están «en progreso») e intentará actualizar el flujo de trabajo. Pulsar el botón puede suponer una carga y un esfuerzo intensivos para el servidor, según la cantidad de documentos incompletos que haya en el sistema cuando se pulsa el botón.
- Se debe hacer clic en el botón Reprocesar solo después de que haya terminado de realizar todos los cambios en el flujo de trabajo.
- No es un botón Guardar y no es necesario hacer clic después de editar cada paso del flujo de trabajo. Este botón no retrocederá ni cambiará los formularios de forma retroactiva. Si el formulario está completo o el paso del flujo de trabajo editado ya se completó, el flujo de trabajo del formulario no cambiará.
